Kelas EXCEL – Intermediate & Advance

Wah! Hari ini saya belajar kelas Excel – Intermediate & Advance. Apa yang saya boleh komen – ianya sangat-sangat menarik. Tetapi, sebelum mula kelas masing-masing kena brainwash. Soalan pertama dia tanya, siapa yang sudah menghadiri kelas Excel – Basic?

Tahu tak? Tiada siapa pun yang mengangkat tangan. (termasuk saya). Amboi!! Hebat sangat masing-masing. Sentap akak, dik!

Kelas ini dikendalikan oleh saudara Saiful Rizal Bin Lamit. Beliau mempunyai pengalaman yang luas mengendalikan latihan untuk pelbagai applikasi software samada Microsoft mahupun Lotus. Mempunyai Ijazah dalam bidang Teknologi Maklumat UiTM, juga diiktiraf sebagai pemegang sijil Microsoft Office Specialist Certificate (MOUS).

Saudara Saiful Rizal berkongsi pengalaman yang lepas. Memang ramai peserta yang menghadiri latihan Excel terus lompat kelas (mengambil kursus Excel – Intermediate & Advance) tanpa mengambil kursus yang asas. Selalunya ianya arahan dari pihak atasan atau ketua jabatan masing-masing yang beranggapan peserta sudah cukup pengalaman dan tidak perlu menghadiri kelas basic.

Ehem… ada pengakuan suci di sini. Boss saya tidak beranggapan begitu. Saya sendiri merasa diri sudah hebat. Buat apa buang masa ambil basic?

Nak tahu apa berlaku. Saudara Saiful berikan ujian asas bagi mengenalpasti tahap kemahiran masing-masing. Hmm… berpeluh! Walaupun markah saya agak tinggi, tetapi ianya memberi kesedaran – jangan over confident. Jangan kedekut masa jika hendak menimba ilmu. Anda tidak akan tahu apa yang anda terlepas. Oh! Sungguh menginsafkan.

Saya nasihatkan anda, jika ada peluang ambillah kelas ini. Menuntut ilmu takkan rugi. Apatah lagi Excel adalah applikasi yang digunakan secara meluas oleh mana-mana organisasi, individu. Terutama sekali anda sekalian (usahawan online) yang perlukan excel untuk rekod pembelian, pembayaran dan kira-kira untung rugi. Sebenarnya tidak cukup sekadar belajar sendiri atau belajar dengan kawan-kawan. Apabila menghadiri kelas begini, banyak sebenarnya ilmu yang dapat membantu produktiviti.

Antara shortcut key yang sangat berguna:

1.       Tekan Alt + (↓scroll down arrow) dalam fail anda. Anda akan dapat “Drop down list”. Berguna untuk menyemak data yang duplicate di dalam rekod.

2.       copy paste à special à Transpose: Membolehkan anda copy-paste data yang menegak, jadi melintang

3.       Tekan CTRL + : (semicolon) – system date akan muncul dlm excel anda

4.       Tekan CTRL + SHIFT + : (semicolon) – system time akan muncul dlm excel anda

5.       Tanpa protect sheet, anda masih boleh protect formula anda

a.       Guna formula – array {}

 

b.      Secara alternative, anda masih boleh gunakan ‘protect sheet with password’

6.       Menggunakan File/Option/Autocorrect/Replace à With untuk menyimpan setting bagi memudahkan data entry.

Ok. Banyak lagi step yang dikongsi di sini.  Tugasan harian saya banyak melibatkan excel, jadi memang bermanfaat untuk saya.

Setelah mengetahui semua  langkah-langkah mudah di atas, kami dapat:-

1.       mencipta template excel sendiri lengkap dengan formula.

2.       Melindungi template dari diubah

3.       Memudahkan pekerja / kerani / data entry memasukkan data

4.       Mengurangkan risiko data yang tidak konsisten / tidak tepat

Saiful berkongsi solusi mudah tentang isu yang selalu dihadapi jabatan kewangan. Isu perbezaan (variance) satu sen. Samada kurang satu sen (negative variance) atau lebih satu sen (positif variance) dalam fail kira-kira mereka.

SATU SEN pun nak jadi isu ke?

Aduhai! Betul. Gara-gara SATU SEN ramai rakan-rakan sekerja saya dari jabatan kewangan sibuk ke hulu ke hilir membawa kalkulator. Lagi besar kalkulator itu lagi tinggilah pangkatnya (agaknya lah! Hehehe…) Dan Saudara Saiful berkongsi pengalaman, ianya memang berlaku. Hari pertama kelas excel, mereka ini hadir dengan kalkulator. Pada pendapat peserta-peserta ini, kira-kira yang mereka pernah buat di dalam excel tidak tepat. Mereka selalu berhadapan dengan masalah perbezaan SATU SEN ini. Namun, setelah mendapat penjelasan tentang isu SATU SEN ini, mereka hadir keesokan harinya tanpa kalkulator.

Saudara Saiful menekankan, applikasi excel dan formulanya sudah cukup tepat digunakan sebagai medium kira-kira. Kita tidak perlukan kalkulator untuk mengiranya secara manual. Apa yang penting adalah anda tahu menggunakannya.

Solusi: Gunakan formula e.g. “=ROUND(C2,2)”

 

CONTOH:

 

Punca:

Lihat rajah di atas. Rujuk pada data yang saya sudah bulatkan dengan pen merah. Apabila anda menggunakan function “Increase Decimal” atau “Decrease Decimal”, angka-angka yang terpapar akan dibundarkan ke titik perpuluhan yang terdekat (decimel places) secara penglihatan kasarnya. Tetapi sebenarnya komputer tetap menyimpan keseluruhan nombor perpuluhan di sebalik data itu.

Jadi apa masalahnya?

Masalahnya, ada dikalangan akauntan ataupun kerani akaun membandingkan data yang tertera di dalam excel dengan kalkulator. Anda kira di kalkulator berdasarkan 2 titik perpuluhan yang terdekat, sedangkan komputer menyimpan semua data hingga ke titik perpuluhan yang terakhir. Rujuk rajah di bawah:

 Oleh itu, formula  “=ROUND(C2,2)” di atas digunakan untuk menetapkan kira-kira berdasarkan titik perpuluhan terdekat. Formula ini seolah-olah membatalkan arahan untuk mengambil data selebihnya. Jadi, ianya akan menjawab persoalan ke mana hilangnya ATAU dari mana datangnya SATU SEN itu.

BELAJAR BIAR BERGURU

Selalu benar kita mendengar saranan ini. BELAJAR BIAR BERGURU. Maksudnya jika kita ambil dari konteks agama Islam, jangan belajar agama, membaca kitab-kitab baik soal hukum hakam, aqidah dan sebagainya tanpa ada guru. Jika tidak faham, bertanya kepada orang yang faham dan ahlinya.

Berbalik kepada ilmu duniawi seperti applikasi Excel ini, lebih afdhal jika kita berguru pada ahlinya. Bukan sahaja kita dapat banyak manfaat malahan kita mendapat bimbingan secara terus dan face to face.

Sayang untuk membuat pelaburan demi menuntut ilmu?

Ada jalan lain, tanya pakcik google. Banyak sumber seperti dari youtube. Namun perasaannya masih tidak sama seperti kita berinteraksi dengan manusia, bukan?

Tepuk dada tanya diri sendiri… J

ILMU BERKENAAN BISNES ONLINE:

Begitu juga jika kita mengambil keputusan untuk belajar bisnes online. Carilah mentor yang terbukti sejarah dan kredibilitinya. Penting konsep MESTI (Mentor, Elmu (Emosi + Ilmu), Sistem, Tindakan, Impian) seperti yang diajar oleh Dr. Azizan Osman.

MENTOR – Kita hanya perlu tiru apa yang mentor buat satu persatu. Bagaimana promosi di facebook, entri di blog, instagram, LIKE button dalam blog semua MENTOR akan ajar. MENTOR akan membimbing kita sehingga kita berjaya mengikut jejak langkah kejayaan yang sama. Alhamdulillah, hasilnya akan sama seperti mentor kita.

ELMU – Dr. Azizan Osman sengaja mengeja ELMU yang bermaksud EMOSI + ILMU. Ilmu tanpa emosi yang kuat untuk mengejar kejayaan tidak akan mampu mendorong kita. Mesti ada azam yang kuat sebagai PUSH FACTOR. Sentiasa laungkan dalam diri kita, “AKU KUAT, AKU MESTI BERJAYA dan AKU AKAN KAYA”. Kemudian, ILMU itu diperhalusi sebelum seseorang memulakan perniagaan. Kerana itu kita perlukan MENTOR.

SISTEM – Setiap kejayaan milik individu itu pasti ada jejak yang telah ditinggalkan.  JEJAK inilah yang dipanggil SISTEM. Bagi yang baru ingin menceburi bidang kejayaan MESTI mengikut JEJAK / SISTEM yang sama yang telah digunapakai oleh MENTOR. Dengan itu, kita akan TERPAKSA berjaya seperti mereka.

TINDAKAN & IMPIAN – ini kena datang dari diri anda sendiri.

Contoh popular: Kita boleh pulas telinga kuda, tarik talinya ke sungai. Tonyoh-tonyoh hidung dia kat air suruh dia minum. Tapi kalau dia tak nak minum, kita tidak boleh paksa dia minum.

Faham ke faham? J

ULANG TAYANG TIPS:-

1.       Bergurulah kepada orang yang faham dan ahlinya.

a.       Maksudnya: pakar dalam bidangnya dan berjaya pula e.g. Empayar Maria Firdaus

2.       Bergurulah dengan sesiapa sahaja yang memang beramal dengan ilmunya.

a.        Contoh: Adakah kita akan belajar agama dengan ustaz yang rokok pun masih dimulut, masjid pun jarang sekali nampak?

b.      Dalam ilmu bisness online: Carilah MENTOR/GURU yang memang menjalankan business online, membimbing dan berjaya menaikkan ramai orang.

3.       Jika mahu mencari jalan atau peluang, carilah jalan yang jelas. Yang terbukti keberkesanannya.

a.       Tiru sebijik dan duplicate apa yang MENTOR anda buat.

Nota: Saya bersedia berkongsi ilmu dengan anda. Sebagai permulaan, saya akan kongsikan kepada anda (PERCUMA) sebuah buku motivasi kejayaan seorang Engineer yang berhenti kerja setelah 3 bulan menjalankan bisnes online dengan modal serendah RM65. Dalam masa 9 bulan, beliau berjaya membuat jualan sebanyak RM1JUTA. Syaratnya mudah saja, Like & Share artikel ini di dinding facebook anda. Terima kasih!