Wah! Hari ini saya belajar kelas
Excel – Intermediate & Advance. Apa yang saya boleh komen – ianya
sangat-sangat menarik. Tetapi, sebelum mula kelas masing-masing kena brainwash.
Soalan pertama dia tanya, siapa yang sudah menghadiri kelas Excel – Basic?
Tahu tak? Tiada siapa pun yang
mengangkat tangan. (termasuk saya). Amboi!! Hebat sangat masing-masing. Sentap
akak, dik!
Kelas ini dikendalikan oleh saudara Saiful Rizal Bin Lamit. Beliau mempunyai pengalaman yang luas mengendalikan latihan untuk pelbagai applikasi software samada Microsoft mahupun Lotus. Mempunyai Ijazah dalam bidang Teknologi Maklumat UiTM, juga diiktiraf sebagai pemegang sijil Microsoft Office Specialist Certificate (MOUS).
Saudara Saiful Rizal berkongsi
pengalaman yang lepas. Memang ramai peserta yang menghadiri latihan Excel terus
lompat kelas (mengambil kursus Excel – Intermediate & Advance) tanpa
mengambil kursus yang asas. Selalunya ianya arahan dari pihak atasan atau ketua
jabatan masing-masing yang beranggapan peserta sudah cukup pengalaman dan tidak
perlu menghadiri kelas basic.
Ehem… ada pengakuan suci di sini.
Boss saya tidak beranggapan begitu. Saya sendiri merasa diri sudah hebat. Buat
apa buang masa ambil basic?
Nak tahu apa berlaku. Saudara Saiful
berikan ujian asas bagi mengenalpasti tahap kemahiran masing-masing. Hmm…
berpeluh! Walaupun markah saya agak tinggi, tetapi ianya memberi kesedaran –
jangan over confident. Jangan kedekut masa jika hendak menimba ilmu. Anda tidak
akan tahu apa yang anda terlepas. Oh! Sungguh menginsafkan.
Saya nasihatkan anda, jika ada
peluang ambillah kelas ini. Menuntut ilmu takkan rugi. Apatah lagi Excel adalah
applikasi yang digunakan secara meluas oleh mana-mana organisasi, individu.
Terutama sekali anda sekalian (usahawan online) yang perlukan excel untuk rekod
pembelian, pembayaran dan kira-kira untung rugi. Sebenarnya tidak cukup sekadar
belajar sendiri atau belajar dengan kawan-kawan. Apabila menghadiri kelas
begini, banyak sebenarnya ilmu yang dapat membantu produktiviti.
Antara shortcut key yang sangat
berguna:
1. Tekan
Alt + (↓scroll
down arrow) dalam fail anda. Anda akan dapat “Drop down list”. Berguna untuk
menyemak data yang duplicate di dalam rekod.
2. copy
paste à
special à Transpose:
Membolehkan anda copy-paste data yang menegak, jadi melintang
3. Tekan
CTRL + : (semicolon) – system date akan muncul dlm excel anda
4. Tekan
CTRL + SHIFT + : (semicolon) – system time akan muncul dlm excel anda
5. Tanpa
protect sheet, anda masih boleh protect formula anda
a.
Guna formula – array {}
b.
Secara alternative, anda masih boleh gunakan
‘protect sheet with password’
6. Menggunakan
File/Option/Autocorrect/Replace à
With untuk menyimpan setting bagi memudahkan data entry.
Ok. Banyak lagi step yang dikongsi
di sini. Tugasan harian saya banyak
melibatkan excel, jadi memang bermanfaat untuk saya.
Setelah mengetahui semua langkah-langkah mudah di atas, kami dapat:-
1.
mencipta template excel sendiri lengkap dengan
formula.
2.
Melindungi template dari diubah
3.
Memudahkan pekerja / kerani / data entry
memasukkan data
4.
Mengurangkan risiko data yang tidak konsisten /
tidak tepat
Saiful berkongsi solusi mudah
tentang isu yang selalu dihadapi jabatan kewangan. Isu perbezaan (variance) satu
sen. Samada kurang satu sen (negative variance) atau lebih satu sen (positif
variance) dalam fail kira-kira mereka.
SATU SEN pun nak jadi isu ke?
Aduhai! Betul. Gara-gara SATU SEN
ramai rakan-rakan sekerja saya dari jabatan kewangan sibuk ke hulu ke hilir
membawa kalkulator. Lagi besar kalkulator itu lagi tinggilah pangkatnya (agaknya
lah! Hehehe…) Dan Saudara Saiful berkongsi pengalaman, ianya memang berlaku.
Hari pertama kelas excel, mereka ini hadir dengan kalkulator. Pada pendapat
peserta-peserta ini, kira-kira yang mereka pernah buat di dalam excel tidak
tepat. Mereka selalu berhadapan dengan masalah perbezaan SATU SEN ini. Namun, setelah
mendapat penjelasan tentang isu SATU SEN ini, mereka hadir keesokan harinya
tanpa kalkulator.
Saudara Saiful menekankan,
applikasi excel dan formulanya sudah cukup tepat digunakan sebagai medium
kira-kira. Kita tidak perlukan kalkulator untuk mengiranya secara manual. Apa
yang penting adalah anda tahu menggunakannya.
Solusi: Gunakan formula e.g. “=ROUND(C2,2)”
CONTOH:
Punca:
Lihat rajah di atas. Rujuk pada data yang saya sudah bulatkan dengan pen merah. Apabila anda menggunakan function
“Increase Decimal” atau “Decrease Decimal”, angka-angka yang terpapar akan dibundarkan
ke titik perpuluhan yang terdekat (decimel places) secara penglihatan kasarnya.
Tetapi sebenarnya komputer tetap menyimpan keseluruhan nombor perpuluhan di
sebalik data itu.
Jadi apa masalahnya?
Masalahnya, ada dikalangan
akauntan ataupun kerani akaun membandingkan data yang tertera di dalam excel
dengan kalkulator. Anda kira di kalkulator berdasarkan 2 titik perpuluhan yang
terdekat, sedangkan komputer menyimpan semua data hingga ke titik perpuluhan
yang terakhir. Rujuk rajah di bawah:
BELAJAR BIAR BERGURU
Selalu benar kita mendengar
saranan ini. BELAJAR BIAR BERGURU. Maksudnya jika kita ambil dari konteks agama
Islam, jangan belajar agama, membaca kitab-kitab baik soal hukum hakam, aqidah
dan sebagainya tanpa ada guru. Jika tidak faham, bertanya kepada orang yang
faham dan ahlinya.
Berbalik kepada ilmu duniawi
seperti applikasi Excel ini, lebih afdhal jika kita berguru pada ahlinya. Bukan
sahaja kita dapat banyak manfaat malahan kita mendapat bimbingan secara terus
dan face to face.
Sayang untuk membuat pelaburan
demi menuntut ilmu?
Ada jalan lain, tanya pakcik
google. Banyak sumber seperti dari youtube. Namun perasaannya masih tidak sama
seperti kita berinteraksi dengan manusia, bukan?
Tepuk dada tanya diri sendiri… J
ILMU BERKENAAN BISNES ONLINE:
Begitu juga jika kita mengambil
keputusan untuk belajar bisnes online. Carilah mentor yang terbukti sejarah dan
kredibilitinya. Penting konsep MESTI (Mentor, Elmu (Emosi + Ilmu), Sistem,
Tindakan, Impian) seperti yang diajar oleh Dr. Azizan Osman.
MENTOR – Kita hanya perlu tiru
apa yang mentor buat satu persatu. Bagaimana promosi di facebook, entri di
blog, instagram, LIKE button dalam blog semua MENTOR akan ajar. MENTOR akan
membimbing kita sehingga kita berjaya mengikut jejak langkah kejayaan yang
sama. Alhamdulillah, hasilnya akan sama seperti mentor kita.
ELMU – Dr. Azizan Osman sengaja
mengeja ELMU yang bermaksud EMOSI + ILMU. Ilmu tanpa emosi yang kuat untuk
mengejar kejayaan tidak akan mampu mendorong kita. Mesti ada azam yang kuat
sebagai PUSH FACTOR. Sentiasa laungkan dalam diri kita, “AKU KUAT, AKU MESTI BERJAYA
dan AKU AKAN KAYA”. Kemudian, ILMU itu diperhalusi sebelum seseorang memulakan
perniagaan. Kerana itu kita perlukan MENTOR.
SISTEM – Setiap kejayaan milik
individu itu pasti ada jejak yang telah ditinggalkan. JEJAK inilah yang dipanggil SISTEM. Bagi yang
baru ingin menceburi bidang kejayaan MESTI mengikut JEJAK / SISTEM yang sama
yang telah digunapakai oleh MENTOR. Dengan itu, kita akan TERPAKSA berjaya
seperti mereka.
TINDAKAN & IMPIAN – ini kena datang
dari diri anda sendiri.
Contoh popular: Kita boleh pulas
telinga kuda, tarik talinya ke sungai. Tonyoh-tonyoh hidung dia kat air suruh
dia minum. Tapi kalau dia tak nak minum, kita tidak boleh paksa dia minum.
Faham ke faham? J
ULANG TAYANG TIPS:-
1. Bergurulah
kepada orang yang faham dan ahlinya.
a.
Maksudnya: pakar dalam bidangnya dan berjaya
pula e.g. Empayar Maria Firdaus
2. Bergurulah
dengan sesiapa sahaja yang memang beramal dengan ilmunya.
a.
Contoh: Adakah
kita akan belajar agama dengan ustaz yang rokok pun masih dimulut, masjid pun
jarang sekali nampak?
b.
Dalam ilmu bisness online: Carilah MENTOR/GURU
yang memang menjalankan business online, membimbing dan berjaya menaikkan ramai
orang.
3. Jika
mahu mencari jalan atau peluang, carilah jalan yang jelas. Yang terbukti
keberkesanannya.
a.
Tiru sebijik dan duplicate apa yang MENTOR anda
buat.
Nota: Saya bersedia berkongsi ilmu dengan anda. Sebagai
permulaan, saya akan kongsikan kepada anda (PERCUMA) sebuah buku motivasi
kejayaan seorang Engineer yang berhenti kerja setelah 3 bulan menjalankan
bisnes online dengan modal serendah RM65. Dalam masa 9 bulan, beliau berjaya
membuat jualan sebanyak RM1JUTA. Syaratnya mudah saja, Like & Share artikel
ini di dinding facebook anda. Terima kasih!